Gagnez du temps avec la recherche rapide de M-Files

Gagnez du temps avec la recherche rapide de M-Files

Trouvez plus simplement vos documents avec la recherche rapide de M-Files

On a tous été dans une situation où nous ne parvenons tout simplement pas à trouver un fichier. Mais ne vous inquiétez plus, la recherche rapide M-Files est là pour vous aider.

La recherche rapide de M-Files fournit des résultats rapidement afin que vous ayez les bonnes informations au bon moment.

Vous pouvez utiliser la recherche rapide comme n’importe quelle autre recherche en écrivant, dans la barre prévue à cet effet, des termes en tout genre. M-Files recherche grâce aux mots-clés à partir du nom du document, des métadonnées (propriétés du document comme son format, son auteur, sa date de création etc. ) ou le contenu même du fichier.

Si vous êtes gênés par la quantité de résultats, vous pouvez filtrer facilement par cible, type d’objet ou même localisation, et cela en quelques secondes. Cela s’appelle la recherche par facettes.

Les termes de recherche sont également mis en évidence dans les résultats comme dans la fiche de métadonnées et l’aperçu du document.

Formes infléchies

Ainsi non seulement vous obtiendrez des résultats avec vos mots de recherche sous cette forme exacte, mais également différentes variantes de celui-ci par exemple la recherche du mot « facture » renvoie également des résultats avec « facturation » et « invoice » qui est le terme anglais. Ce sont les formes infléchies. Mais M-Files n’affichera pas de résultats avec « facteur » qui est un mot complètement différent.

Exemple avec le mot “drive”

Il y a aussi d’autres fonctionnalités intéressantes dans la recherche rapide :

"Mettre des guillemets"

Si vous mettez des guillemets autour de vos termes de recherche, le résultat sera ces mots et cet ordre exact.

Exemple avec le terme “”quick search””

Comme vous pouvez le voir, M-Files peut même trouver vos termes de recherche au milieu du contenu du fichier.

L'astérisque*

Un astérix correspond à n’importe quelle suite de caractères à cet emplacement.

La recherche du terme “fac*” peut renvoyer “facture”, tout comme “facturation” ou “facteur”.

Exemple avec le terme “train*”

Le point d'interrogation

Un point d’interrogation permet de remplacer un seul caractère.

Exemple avec le terme “es??”

Le dièse

Le dièse quant à lui, permet de remplacer un seul chiffre.

Exemple avec le terme “77##”

Trouvez exactement ce que vous cherchez en un instant.

Mise en situation :

Voici Marie, son projet arrive à échéance. Elle doit envoyer à l’un de ses clients, la proposition sur laquelle l’équipe travaille.

Mais elle ne se rappelle plus exactement où est la dernière version.

M-Files organise les informations en fonction de ce qu’elles sont et non de l’endroit où elles sont stockées.

Cela permet à Marie de chercher rapidement la proposition en utilisant des mots-clés. Elle peut même chercher par nom de clients. Les résultats de recherche M-Files sont automatiquement triés selon leur pertinence. Elle peut donc facilement localiser et envoyer la proposition par email.

Lorsque Thomas lui répond que tout ce dont il a besoin pour finaliser la transaction est une documentation illustrant comment la solution de Marie va augmenter la croissance de son entreprise, elle fait une recherche rapide. Celle-ci scanne le contenu de ses documents et affiche les mots recherchés même s’ils sont dans un ordre différent de celui taper initialement.

De cette façon, Marie passe moins de temps à faire des recherches et plus de temps à aider ses clients.

Ne gaspillez pas plus de temps à parcourir les dossiers pour essayer de trouver ce que vous cherchez.

La recherche rapide M-Files fournit des résultats rapides, catégorisés et organisés pour vous en fonction de leur pertinence.

Vous voulez aller plus loin ? 

Vous voulez nous contacter pour un projet ?

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