Qu’est ce que M-Files

Qu'est-ce que M-Files ?

De nombreux documents dans de nombreux répertoires

Vous cherchez le moyen de mettre fin au désordre, et de conserver votre efficacité ? Le moyen de trouver, partager et stocker vos informations sur l’ensemble de vos activités professionnelles et ce de façon efficace, fiable et sécurisée ?

Ne cherchez plus, il y a M-Files, la solution simple et pratique pour gérer vos documents et automatiser vos procédures professionnelles.

Qu’est ce que M-Files

M-Files est une solution de GED qui modifie la manière dont sont traitées les informations, grâce  à une approche simple et intuitive de la gestion des informations dans l’entreprise. M-Files enregistre tous vos documents dans un répertoire central sécurisé accessible à partir de tous vos appareils, tels que les ordinateurs de bureau ou les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones.

Les informations sont organisées en fonction de leur contenu, et non de leur emplacement de sauvegarde. Plus besoin de se souvenir où le document est enregistré ni quelle est la bonne version

Découvrez notre article sur la Gestion électronique des documents «La GED comment ça marche»

Qui l’utilise ?

Utilisé par plusieurs milliers d’entreprises dans plus de 100 pays, M-Files est flexible, adaptable et conçu pour correspondre à votre activité. 

Il faut également savoir que M-Files n’est pas le seul logiciel de GED mais il est celui qui présente le TCO le plus bas bien qu’il soit leader du marché.

Une interface personnalisable

Il est également facile de créer des vues dynamiques, c’est-à-dire des dossiers virtuels personnalisés qui trient automatiquement les documents. Par exemple, trier toutes les factures par date, les factures en attente d’approbation ou les factures qui ont déjà été approuvées.

Intégration

M-Files s’intègre également à vos systèmes existants tels que votre CRM ou votre ERP. M-Files peut s’installer sur site, en cloud ou en solution hybride qui combine les deux.

La recherche est simplifié et permet de gagner en rentabilité

M-Files s’intègre simplement dans votre système actuel, et l’ajout de documents dans la plateforme M-Files est facile.

M-Files vous aide à rentabiliser votre espace de travail en évoluant de manière transparente dans Windows et en créant un disque virtuel aussi facile d’accès que les fichiers de votre propre ordinateur. A la différence de Windows, M-Files utilise des métadonnées qui vous permettent de trouver instantanément vos fichiers, plutôt que de cliquer indéfiniment dans des centaines de dossiers.

Découvrez notre article sur la recherche simplifié «Gagnez du temps avec la recherche rapide de M-Files»

Stockage et versioning

Dans M-Files, il existe une seule version de chaque document, qui est toujours la dernière version. Pour éditer un document, il vous suffit de le verrouiller, ce qui le protège de toutes modifications lorsque vous travaillez. Publiez-le lorsque vous avez terminé. Il est également facile de voir l’historique des modifications d’un document ou de revenir à une version antérieure. 

M-Files conserve tous les documents de votre entreprise en un lieu centralisé, vous ne vous préoccupez plus des contrôles des versions ou de l’historique de modifications. Le bon document est toujours là et disponible uniquement pour ceux qui en possèdent les droits d’accès.  

Autorisations d'accès et securité

M-Files semble faire partie de l’ordinateur personnel de chaque utilisateur mais il est centralisé, sécurisé et indépendant du lieu.

Dans M-Files, les autorisations automatiques garantissent que tous les employés de votre société ont accès aux fichiers et aux informations utiles en fonction de leur poste dans la société. Seuls ceux qui ont besoin d’accéder à certains documents le peuvent. Les autorisations sont définies automatiquement et dynamiquement, même en cas de modification de la structure de la société.

Partage

M-Files permet de partager rapidement des fichiers sans aucune synchronisation préalable. Avec un simple clic du bouton droit de la souris, envoyez un document par e-mail en pièce jointe ou partagez un lien public avec une personne extérieure à votre société.

Comment M-Files résout toutes sortes de problèmes et rend l’ensemble de votre entreprise plus productive ?

Mises en situation

Imaginons que vos commerciaux souhaitent voir les fichiers organisés par clients afin de pouvoir suivre plus facilement le projet de chaque client, en parallèle, vos comptables ont besoin de suivre toutes les modifications et de contrôler l’accès à certains documents selon des exigences précises. Grâce à l’étiquetage simple de M-Files et à ses fonctions de recherche uniques, tous les documents sont organisés et classés en un point centralisé ce qui vous évitera de vous retrouver avec des doublons, synonymes de confusion au sein d’une organisation. 

En bref, vous trouverez toujours le fichier dont vous avez besoin quand vous en aurez besoin. 

M-Files transforme aussi les procédures consommatrices de temps en des workflows efficaces fiables et automatisés rendant vos opérations plus cohérentes et plus conformes

Disons maintenant qu’une facture est reçue par votre service de comptabilité : enregistrez-la simplement dans M-Files et une notification par email pourra être envoyée automatiquement au service des comptes fournisseurs. De plus, une trace de l’envoi sera conservée dans votre base de données.

Vous créez une proposition commerciale pour un grand compte et avez besoin que toute votre équipe puisse y accéder ?

Aucun problème, M-Files vous permet de travailler ensemble dans une totale collaboration. Grâce à des fonctions comme “verrouillage” et “publication”, vous n’aurez plus à faire face à des documents multiples ou à des modifications perdues, vous pourrez afficher l’historique des révisions ou voir les versions antérieures instantanément, vous saurez donc exactement qui a modifié quoi et pourrez revenir en arrière si nécessaire.

Une facture que vous venez de recevoir par email

Vous pouvez l’enregistrer directement dans M-Files depuis Microsoft Outlook, ou ouvrir la pièce jointe dans Microsoft Office et l’enregistrer dans M-Files. Exactement comme vous le feriez sur un lecteur de disque standard.

Saisissez ensuite quelques informations de base sur le document, puis cliquez sur “Créer”.

La gestion manuelle des processus d’entreprise, comme l’approbation de factures, est fastidieuse et prend beaucoup de temps

M-Files automatise le mécanisme d’approbation des factures dès que la facture est enregistrée dans la plateforme. Le responsable de l’approbation des factures voit qu’une nouvelle facture est en attente d’approbation. Il peut visualiser la facture, même depuis un appareil mobile, et approuver son paiement. Par la suite, la facture peut être trouvée rapidement et facilement. Les documents étant organisés en fonction de leur contenu, une recherche rapide par mot-clé, avec le nom du fournisseur et le mot “facture”, suffit.

Conclusion

Fiable, cohérent et flexible, M-Files est LA solution de gestion documentaire. Il est même disponible hors ligne ou encore sur votre smartphone ou tablette. C’est tout ce dont vous avez besoin pour une gestion de documents professionnels. De plus, l’utilisation de M-Files s’apprend facilement et rapidement. Améliorez la productivité de votre entreprise, la qualité de vos documents et la sécurité, sans forcer vos employés à changer leurs habitudes de travail.

 

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