Partage de document & dark data – M-Files

Partage de document & dark data – M-Files

Qu’est-ce que M-Files ?

Je pense que vous devez commencer à le savoir depuis le temps qu’on vous en parle, mais je vais quand même revenir rapidement dessus.
M-Files est leader dans le marché des logiciels de gestion électronique des documents (GED) et de gestion de contenus d’entreprises (ECM). M-Files est une société Finlandaise et le logiciel est maintenant utilisé dans plus de 70 pays pour une traduction dans plus de 32 langues.
Notons par ailleurs que nous-mêmes, nous utilisons M-Files et nous en sommes très satisfaits.

Pourquoi M-Files pour le partage de document ?

En plus de permettre à ses utilisateurs de trouver leurs documents en un rien de temps grâce à la recherche rapide et aux mots-clés, M-Files est aussi un formidable outil de partage de documents. 

M-Files permet à ses utilisateurs de ne pas avoir à envoyer directement le document à leur interlocuteur, ce qui peut prendre pas mal de temps : Le temps de téléchargement du document, le temps pris pour renommer le document afin que le correspondant comprenne bien de quoi il s’agit, le temps de la rédaction du mail, de l’insertion de la pièce jointe. Tout ceci peut prendre jusqu’à plusieurs minutes pour les plus gros projets, sans compter les potentielles erreurs, les doublons ou même les problèmes liés à la taille maximale d’un document pour pouvoir l’envoyer par mail.

Une fois que vous avez réussi à envoyer votre mail, il reste également le temps que votre interlocuteur traite le fichier : le temps de téléchargement du fichier, le choix de l’emplacement pour ne pas le perdre, le temps de se demander s’il devrait renommer le fichier une nouvelle fois sans compter les problèmes de débit pouvant influer fortement sur le temps de téléchargement du document.

Une fois que tout ceci a été fait, chacun travaille sur le document de son côté et lorsqu’ils veulent mettre en commun les deux versions de ce même document, rebelote. Il faut tout recommencer.

Alors ? Pourquoi M-Files ?

M-Files permet d’éviter ce genre de désagrément avec une méthode simple.

Au lieu de faire transiter les documents d’un ordinateur à un autre dans un va-et-vient énergivore et chronophage, M-Files offre à ses utilisateurs la possibilité de donner l’accès à un document spécifique pour une personne spécifique ou à tout le monde.

Plus besoin de télécharger et de charger le document, tout se passe dans M-Files, sur le logiciel ou sur la version en ligne. C’est quand même plus simple non ?

Qu’est-ce que les Dark Data ?

Comme l’explique de manière assez concise notre ami Wikipédia : “Les données sombres (Dark Data) sont des données qui sont acquises par le biais de diverses opérations de réseau informatique mais qui ne sont utilisées d’aucune manière pour obtenir des informations ou pour la prise de décision.” Si ce n’est pas assez clair, nous allons imager ceci avec quelques exemples par la suite, mais avant, quelques chiffres intéressants : Aujourd’hui il existe 2,8 zettaoctets de données ce qui équivaut à 200 milliards de vidéos en HD ou 2 800 000 000 téraoctets et même 2 800 000 000 000 gigaoctets. Je pourrais continuer mais je pense que vous m’avez compris. 90 % de ses 2,8 zettaoctets ont été générés au cours des deux dernières années soit l’équivalent de 250 000 bibliothèques du congrès ou de 2 520 000 000 téraoctets. 163 000 000 000 000 000 000 000, c’est le nombre de bytes que nous aurons généré en 2025. Et sur ces 2,8 zettaoctets nous estimons à 15% le volume de données essentielles, ce qui nous laisse 2 380 000 000 téraoctets de données inutilisées ou Dark Data soit 85%.
90 % de données inutiles
85% des dark data générés les deux dernières années

Nous pouvons maintenant passer aux exemples :

Exemple 1 : Partage d’un dossier pour un projet de création d’un site internet pour un client

Imaginons que vous êtes graphiste et que vous demandez à votre collègue de vous envoyer le répertoire comprenant le projet pour que vous puissiez voir le contenu de la page d’accueil et la charte graphique. Ce répertoire est celui que tout le monde utilise, les développeurs, la cheffe de projet, les commerciaux et vous. 

Cependant dans ce répertoire que vous avez téléchargé et qui est maintenant sur votre ordinateur en local, il y a beaucoup de documents que vous n’allez jamais utiliser. Le diagramme de Gantt que la cheffe de projet utilise pour voir avec les développeurs comment avance le projet, les plaquettes commerciales qu’utilisent les commerciaux et les nombreuses pages de code où vous ne chercherez même pas à mettre le nez dedans tellement ce n’est pas votre métier. 

Et bien tous ces documents, ainsi que tous les autres que vous n’ouvrirez jamais, ce sont des Dark Data, c’est de l’espace de stockage en moins sur votre disque dur si vous ne pensez pas à les supprimer.

Exemple 2 : Des échanges nombreux par mail & pied de mail

Lorsque vous échangez avec un collègue, un fournisseur ou un client, l’usage veut que l’on insère en bas de mail un petit bandeau de signature avec le logo de l’entreprise voire une bannière. Ce procédé est parfois essentiel car il peut permettre à l’interlocuteur de mieux identifier la personne avec qui il échange. Cependant au bout d’un certain temps et après plusieurs échanges ce bandeau n’a plus aucune utilité, votre correspondant ne le calcule même plus. Dès lors toutes ces informations deviennent des Dark Data, des données stockées dans les datacenters de votre service de mail. Notons au passage que ces derniers peuvent représenter jusqu’à près de 5 % des gaz à effet de serre mondiaux. Bien entendu ce ne sont pas ces petits bandeaux de signature de mail qui font ces 5 %, mais ils y contribuent.

Pourquoi M-Files est la bonne solution face à la multiplication des Dark Data ?

Je pense que vous l’avez déjà compris mais je vais quand même le dire, M-Files est probablement la meilleure solution pour réduire la quantité de Dark Data. Grâce à M-Files, au lieu d’avoir plusieurs versions d’un même document sur plusieurs ordinateurs différents, M-Files permet de faire travailler tout le monde sur un seul et même fichier.

Plus de conflits de versions, plus de duplicata et plus de Dark Data. Vous gagnez de la place en plus de gagner du temps.

Conclusion

Ce qu’il faut retenir, c’est qu’aujourd’hui nous n’avons pas les capacités pour réduire les quantités de Dark Data dans le monde. Mais nous sommes capables d’en générer moins, beaucoup moins.

Les Dark Data coûteraient plus ou moins 4,6 billions de dollars aux entreprises chaque année et une des solutions les mieux appropriées est d’utiliser un logiciel de GED comme M-Files.

Vous voulez aller plus loin ? 

Vous voulez nous contacter pour un projet ?

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