La GED(Gestion électronique des Documents) comment ça marche ?
La Gestion Electronique de Documents souvent désignée par l’acronyme GED, DMS ou bien EDM est un procédé informatique(ged informatique) visant à organiser, diffuser et gérer des documents papiers ou électroniques. Le terme GED fait généralement référence aux progiciels (logiciel destiné aux professionnels) de gestion des contenus documentaires.
Les documents sont généralement acquis en grande quantité par numérisation de masse ou par d’autres canaux d’acquisition comme les emails ou même par FTP. Une fois les documents récupérés, la GED se charge de l’indexation, le classement, le stockage d’information et la diffusion. L’un des objectifs principaux étant de faciliter la navigation et la recherche par des mots clés, des métadonnées et par le titre dans le cas d’ECM comme M-Files, ou bien uniquement l’emplacement au sein d’une arborescence pour les GED plus classiques.
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Un gros point fort de la GED est le processus de collaboration et d’échange d’informations qui permet généralement aux entreprises d’éviter les duplicatas et d’optimiser le travail d’équipe.
La GED prend en compte le cycle de vie d’un document. La création, la revue, l’approbation électronique, les différentes versions du document et évidemment l’archivage. Cela permet à tout moment de savoir où en est un document et également de savoir où en il était hier, la semaine dernière, il y a 6 mois, 10 ans etc.
Utiliser un logiciel de Gestion Electronique de Documents permet rapidement des gains de qualité et de coûts. En général, le retour sur investissement pour un projet standard de dématérialisation de factures est inférieur à 1 an. 5
4 étapes :
Généralement, le processus de gestion documentaire est composé de quatre étapes : Acquisition, Traitement, Stockage et Diffusion. Parfois, la Conception est comptée comme la première étape d’un processus en cinq étapes mais celle-ci n’est pas systématique.
Acquisition des documents
L’acquisition prend différentes formes en fonction des canaux utilisés
- L’intégration de documents papiers existant (numérisation) est souvent complétée par une technologie LAD/RAD et parfois même des techniques OCR et ICR.
- L’intégration de documents électronique existant (ex : PDF)
- La production de documents électroniques
- L’échange de documents électroniques
Souvent, les documents passe par un workflow pour une validation par les utilisateurs concernés
Traitement des documents
L’indexation représente une description du document et de son contenu visant à optimiser la recherche afin qu’il soit aisément retrouvable. Il existe plusieurs méthodes d’indexation :
L’indexation par type : C’est une définition absolue du document se basant sur les métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.)
L’indexation par concepts ou mots clés : Cette méthode est plutôt basée sur le contenu pour faciliter la recherche. Il appartient au concepteur du document de recenser les termes les plus présents dans le document ; c’est l’indexation statistique. Il existe aussi des systèmes où le concepteur sélectionne des termes dans une liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d’équivalence en rapport avec le document ; c’est le thésaurus.
L’arborescence des documents n’est pas considérée comme un traitement des documents car généralement la GED à justement pour but de supprimer les problématiques liés à la recherche d’un document dans une arborescence.
Stockage des documents
Le stockage est un élément essentiel de la Gestion Electronique de Documents.
Le support de stockage doit être adapté au volume de données et doit offrir un accès rapide pour ne pas rendre la solution de GED obsolète. Généralement, le stockage est hiérarchisé en fonction du type de document (texte, image, vidéo, etc.) mais aussi de l’état ou de la provenance. La durée de stockage doit aussi être prise en compte afin de mettre en place un mécanisme d’archivage des documents. Il est préférable d’avoir plusieurs lieux de stockage afin d’éviter tout risque de perte des données. Il est impératif de mettre en place des sauvegardes au bon moment en fonction de l’activité de l’entreprise.
Diffusion des documents
La diffusion peut être réalisée via internet ou par intranet. Certains intégrateurs proposent une solution de diffusion de documents dans un navigateur web. L’accès à l’information et le partage des informations sont les principales raisons de la mise en place d’une solution de GED.
Valorisation des documents
La valorisation n’est pas une constante dans la Gestion Electronique des Documents, cependant ce procédé est généralement très apprécié des utilisateurs car il permet un énorme gain de temps. Cette méthode consiste à soumettre le document à un logiciel de LAD/RAD (comme notre partenaire ABBYY) qui va ensuite analyser ce document pour en extraire des données. Imaginons par exemple que vous soumettiez une facture à ABBYY Flexicapture for Invoices, ce dernier récupérera toutes les informations que vous souhaitez (N° de commande, référence client, montant, taux de TVA, date de facture, etc.) pour les enregistrer dans un fichier plus claire et plus performant comme un fichier CSV par exemple.
Conclusion
La GED est un ensemble de méthodes visant à optimiser la gestion, le stockage et l’indexation de documents dans le but de permettre aux utilisateurs un accès simple et rapide aux données dont ils ont besoins. Comme nous l’avons vu dans cet article, il y a toujours plusieurs techniques pour arriver à une GED qui vous convienne, mais généralement les solutions de Gestion Electronique de Documents sont très appréciées des entreprises car elles permettent une organisation et une optimisation des processus d’affaires qui n’est pas négligeable. Cela facilite le travail des collaborateurs tout en réduisant les coûts
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