Comment choisir la bonne solution de GED pour votre entreprise ?

Comment choisir la bonne solution de GED pour votre entreprise ?

Qu’est ce que la GED ?

La Gestion Electronique de Document souvent désignée par l’acronyme GED est un procédé informatique qui permet aux entreprises de centraliser ses documents en un seul et même endroit. Généralement, les personnes qui recherchent une solution de GED cherchent à faciliter le travail collaboratif dans leur entreprise et par la même occasion permettre aux équipes de trouver facilement un document quand ils en ont besoins.

Je pourrais continuer de développer encore longtemps, mais je suppose que si vous lisez cet article, c’est probablement que vous savez déjà de quoi il s’agit.

Si jamais ce n’est pas le cas, je vous invite à aller voir notre article “La GED comment ça marche ?

Pour quoi allez-vous utiliser votre GED ?

Avant toute chose je pense qu’il est important de se demander si vous avez vraiment besoin d’une solution de GED. Est-ce que cela vous serait vraiment bénéfique ?

Généralement, les sociétés qui souscrivent à une solution de GED gèrent de grandes quantités de documents. Généralement, ces entreprises ressentent un vrai problème avec leur gestion documentaire. Les bons documents deviennent difficiles à trouver à cause des duplicatas, des différentes versions, des documents inutiles et surtout de leurs emplacements. Alors évidemment je ne vous dit pas d’attendre d’être submergé de documents pour faire appel à une solution de GED (d’ailleurs, je vous le déconseille, cela peut avoir un fort impact sur le mental des équipes). Seulement, je vous invite à réfléchir si cela est bien nécessaire. Par exemple, si vous produisez seulement 20 documents par an ou bien si vous ne générez que des photos ou uniquement des pages de code, il y a sûrement une solution plus adaptée comme Dropbox pour les photos ou GitHub pour le code. La GED devient très intéressante lorsque de grandes équipes ou différents corps de métiers travaillent ensemble.

Par ailleurs, il existe des solutions de GED différentes pour différentes tailles d’entreprise mais nous en parlerons dans quelques lignes.

Comment choisir ?

De nombreuses variables sont à prendre en compte lors du choix de votre solution de GED.

Afin de pouvoir faire le choix le plus éclairé possible, il est conseillé d’avoir dans un coin de la tête ces différentes variables relative à votre entreprise tels que sa taille, le volume de données qu’elle représente, votre domaine d’activité et le budget que vous pouvez allouer à la mise en place d’une solution de GED.

Mais il y a également des facteurs à prendre en compte au sujet des logiciels de gestion électronique de documents comme les fonctionnalités, la fiabilité et sécurité du logiciel, la simplicité d’intégration et de prise en main, mais il faut aussi prendre en compte le support, la maintenance et l’accompagnement.

La taille de votre entreprise et le volume de données

La taille de votre entreprise et le volume de données que celle-ci traite sont des indicateurs très importants à prendre en compte.

Certains logiciels de GED conviennent mieux aux petites entreprises qui travaillent avec une faible quantité d’information, comme d’autres sont plus adaptées aux moyennes et grandes entreprises. Il existe également des solutions que j’appelle “hybride” qui conviennent généralement aussi bien aux petites entreprises qu’aux plus grandes.

Cependant, si vous générez 1Go de données par an pour quelques dizaines de fichiers créés, je vous rassure tout de suite, vous vous en sortirez très bien avec un simple Google Drive ou un service similaire proposé par l’un de leurs concurrents.

Le domaine d’activité

Il est également important de rechercher une solution en fonction de votre domaine d’activité car celui-ci influe directement sur le choix de votre GED ou du moins sur son paramétrage.

Certaines solutions ont été développées pour un domaine en particulier comme l’agroalimentaire ou bien les cosmétiques. Celles-ci peuvent s’avérer intéressantes lorsqu’il s’agit de votre domaine d’activité, mais bien souvent elles sont développées par des entreprises dont ce n’est pas l’activité première afin de répondre aux exigences de leurs clients ce qui pourrait causer quelques problèmes lorsque vous voudrez aller plus loin.

D’autres, par leurs grandes possibilité de paramétrage comme M-Files, peuvent s’adapter à toute sorte d’activité. Cette grande possibilité de paramétrage à également pour avantage de permettre à votre GED d’évoluer avec votre entreprise. Par exemple, si vous faites de l’agroalimentaire et que vous souhaitez ouvrir une branche cosmétique, une GED hautement paramétrable vous permettra d’effectuer les changements relatifs en toute sérénité.

Découvrez notre article « Qu’est-ce que M-Files« 

Les fonctionnalités

Certaines fonctionnalités comme la centralisation des documents sont présentes dans toutes les solutions de GED, du moins pour les plus sérieuses.

En revanche, pour ce qui est des fonctionnalités annexes, il y en a pour tous les goûts. Les options de recherche diverses et variées, différentes formes d’architecture ou bien d’autres fonctionnalités plus rares comme la signature électronique. D’autres comme M-Files (encore une fois) offrent la possibilité d’intégrer des fonctionnalités tierces (n’appartenant pas à l’éditeur du logiciel) afin que les utilisateurs puissent toujours bénéficier des fonctionnalités dont ils ont besoin.

C’est d’ailleurs grâce à cette haute possibilité de personnalisation que nous pouvons mettre en place pour nos clients des solutions comme la signature électronique de Universign qui est généralement plus appréciée que DocuSign déjà intégré. C’est également cette haute possibilité de personnalisation qui nous permet d’intégrer la dématérialisation et la gestion de factures de ABBYY FlexiCapture et FlexiCapture for Invoices directement dans M-Files pour nos clients.

La sécurité et fiabilité

Vous stockez des documents sensibles ou bien vous avez besoin d’un accès permanent sans latence comme c’est le cas dans le domaine de la santé par exemple ? Alors inutile de vous dire que la sécurité et la fiabilité sont des atouts primordiaux.

Généralement, pour les plus grands acteurs des solutions de GED, la question de la sécurité ne se pose pas, ces derniers n’ont généralement pas à rougir de leurs concurrents directs.

Par contre pour ce qui est de la fiabilité, et quand je parle de fiabilité, je parle essentiellement de la disponibilité qui est souvent directement lié à l’hébergement, j’ai un petit conseil. Je vous conseille de choisir une GED qui vous offrira la possibilité de choisir vous-même votre hébergement. C’est ce que nous faisons chez Osiged, pour nos clients comme pour nous. Cela nous permet de choisir un hébergement « costaud » qui ne fléchit pas lorsqu’on lui soumet de lourdes requêtes. Le choix de l’hébergement permet également de gérer vous-même vos sauvegardes ou bien de les déléguer à une société comme nous qui nous occupons des sauvegardes de nos clients.

La simplicité d’intégration et d’utilisation

La simplicité d’intégration et la simplicité d’utilisation sont également des facteurs ayant leur importance.

Un changement de votre infrastructure qui serait trop conséquent, mal fait ou alors un changement d’habitude trop compliqué à assimiler pourrait rajouter du stress au sein de vos équipes. Et cela fait plusieurs décennies que nous savons que le stress est un réducteur de productivité.

Moins de stress, plus de confort au travail, plus de productivité et tout le monde est content.

La compatibilité, l’intégration et la possibilité d’associer d’autres logiciels

Une GED compatible avec votre structure n’est pas négociable, si votre solution n’est pas adaptée à la structure de votre société, autant vous dire que c’est comme si vous n’en aviez pas. Si votre logiciel ne marche pas, je suppose que je n’ai pas besoin de développer, mais si celle-ci fonctionne mais avec “quelques” bugs, la mise en place de votre GED aura l’effet inverse de celui que vous attendiez, elle rajoute du travail à votre équipe et leur fera perdre du temps.

L’intégration aussi est importante, je suppose que vous n’avez pas envie de changer tout le matériel de votre entreprise pour que vous et vos collègues puissiez enfin utiliser le gestionnaire de documents.

Quant à la possibilité d’associer d’autres solutions, cela est selon moi, l’un des atouts les plus intéressant d’une bonne GED pour toutes les raisons évoquées plus haut dans la section “Les fonctionnalités ».

Ne négligez pas ces trois points au risque de le regretter amèrement. C’est le conseil de quelqu’un qui a déjà vu ce que cela pouvait donner. Un client a pris contact avec nous après plusieurs années à faire confiance à un étonnant intégrateur. Ce dernier avait l’air d’avoir le même business plan que celui des fournisseurs de machine à glace de Mc Donald, vous savez ces machines qui sont en panne 33% du temps et que “seul le fournisseur peut réparer ».

Enfin voilà, à ne pas négliger.

La flexibilité de la solution

Je ne saurais que trop vous dire à quel point la question de la flexibilité est importante.

Je vais encore vous embêter avec ma vie d’intégrateur, mais je me souviens d’un client qui utilisait une GED plutôt réputée dans leur domaine d’activité. Cette dernière était plutôt bien adaptée à leurs besoins jusqu’au jour où ils ont décidé d’élargir leurs horizons. Dès lors, leur solution de GED est devenue obsolète. Il a été forcé d’abandonner toute la structure qu’il utilisait pour que nous puissions mettre en place une solution plus adaptée à leurs besoins et qui pourrait rester pertinente même lors de leurs prochains grands changements.

Depuis le jour où nous avons effectué ce transfert nous n’avons eu que très peu de contact de leur part et aucune plainte. Ce client nous a récemment contacté afin d’apporter certaines modifications à leur gestionnaire de document, celle-ci s’est déroulée sans problème ni délai, et le client semblait ravi.

L’architecture et la structure des fichiers

Nombreuses sont les solutions de GED qui utilisent la même architecture pour stocker des fichiers. Un peu semblable à celle des ordinateurs classiques avec une indexation basée sur l’arborescence, cette dernière est relativement fonctionnelle mais elle n’est pas ma préférée.

Certains éditeurs proposent des architectures plus ou moins exotiques, toutes plus étonnantes les unes que les autres.

Mais ma préférée reste celle de M-Files, une architecture qui indexe les fichiers en fonction de leur contenu plutôt qu’en fonction de leur emplacement. Vous allez sûrement vous dire que je ne suis pas complètement impartial et vous auriez raison, mais je tenais à en parler. C’est en grande partie pour cette architecture que nous avons choisis M-Files pour nous et nos clients, et c’est sans aucun regret au vu de la simplicité et de la rapidité que cette architecture offre lors de la recherche d’un document.

Fonctionnalités de recherche

Cet aspect-là est également très important, oui comme tous les autres effectivement. Mais selon moi les fonctionnalités de recherches représentent l’atout le plus important d’une bonne solution de GED. Effectivement si vous n’arrivez pas à trouver aisément vos documents, alors pourquoi se servir d’une solution de GED ?

Il faut que vous ayez la possibilité de chercher un document en fonction de son auteur, de sa date de création, de sa date de modification, de son format et bien évidemment de son titre. Mais, et ce n’est que mon humble avis, le graal de la GED, c’est la possibilité de chercher des mots clés à travers le contenu même des fichiers couplés avec la recherche infléchis. Avec ces deux dernières fonctionnalités c’est comme si votre gestionnaire de document lisait dans vos pensées. Trois lettres, deux mots-clés, maximum trois et vous trouverez votre document. Je n’ai jamais vu aussi efficace que cette méthode. 

Si ce n’est pas encore fait, je vous invite à lire notre article sur la recherche rapide de M-Files

Accessibilité : Logiciel, Web, Mobile

A l’ère des smartphones et des éditeurs d’images directement sur navigateur, une solution de GED qui ne serait pas disponible sur navigateur web ou sur mobile en dit long sur son retard technologique. En plus d’être un atout primordial, l’accessibilité d’une solution peut en dire long sur cette dernière.

Le support, la maintenance et l’accompagnement

Il est très important que le support, la maintenance et l’accompagnement soient qualifiés. Imaginons que vous ayez un souci, ce que je ne vous souhaite pas mais qui ne devrait pas vous arriver si vous avez bien appliqué nos conseils jusqu’à présent, votre GED est inaccessible et personne dans l’entreprise n’a accès aux documents. Vous savez ce que ça peut coûter à une entreprise si cela dure ne serait-ce que 24h ? Moi je sais, je ne pourrais pas vous donner de chiffre exact, cela n’aurait aucun sens mais ce que je peux vous assurer c’est que ça « pique ». Choisissez une solution avec un bon support technique et qui fait régulièrement des maintenances, cela pourrait même sauver votre entreprise. Un bon accompagnement est important aussi, celui-ci pourrait permettre de prévenir un ou deux fiascos.

Le budget

Le budget est également un point important et je le sais. Cependant je vous déconseille les solutions gratuites ou à très bas prix, ces dernières ne vous coûteront pas grand-chose à mettre en place mais ne vous rapporteront pas grand-chose non plus. Le faible nombre de fonctionnalités ou les fonctionnalités limitées ne vous permettront pas de réellement gagner du temps et donc par conséquent ne vous permettront pas de dégager beaucoup de bénéfices. Il n’est pas nécessaire non plus de choisir la solution la plus chère du marché si celle-ci vous coûte plus qu’elle ne vous rapporte. Le juste prix pour une bonne solution de GED selon moi, se trouve autour de 30€ la licence par utilisateur et par mois. Cela peut vous sembler cher mais ces solutions sont généralement celles qui renvoient le plus haut retour sur investissement.

Etude des différents éditeurs de solutions de GED

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