Comment Automatiser
le Traitement des Documents en Entreprise
Dans un environnement professionnel où les entreprises gèrent quotidiennement un grand nombre de documents papier et numériques, l’automatisation du traitement documentaire devient une nécessité.
Grâce aux solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) et aux technologies d’automatisation, les entreprises peuvent optimiser leurs processus documentaires, améliorer leur productivité et réduire les coûts liés au traitement manuel
Qu'est-ce que l'Automatisation des Processus de Gestion de Documents ?
✔ L’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères)
Pour extraire automatiquement les données des documents papier et PDF
✔ L’IA et l’apprentissage automatique
Pour classer, analyser et traiter les documents sans intervention humaine
WorkFlow
✔ Les workflows intelligents qui automatisent le routage et la validation des documents
Integration
✔ Les intégrations avec ERP, CRM et logiciels comptables pour un traitement fluide et sans erreur
Les Avantages de l'Automatisation des Processus Documentaires
L’automatisation des processus documentaires passe par l’intégration de solutions GED avancées comme M-Files, ABBYY Vantage et Hubshare, qui permettent de :
Gain de temps
Accédez à vos documents en quelques secondes grâce à la recherche intelligente.
Réduction des erreurs
Moins d’erreurs humaines grâce à l’extraction automatique des données.
Sécurité et conformité
Archivage conforme aux normes RGPD et ISO, avec traçabilité complète.
Optimisation des coûts
Moins d’impression, moins d’archivage physique, moins de saisie manuelle
Collaboration fluide
Partage et validation instantanée des documents, même en télétravail.
📑 5 Étapes pour Mettre en Place un Système de GED Automatisé
1️⃣ Évaluation des Besoins de l’Entreprise
✔ Identifier les documents les plus utilisés et les processus manuels chronophages ✔ Définir les objectifs d’automatisation
2️⃣ Choix de la Solution GED Adaptée
✔ Comparer les solutions GED et OCR avancées (M-Files, Hubshare, ABBYY Vantage) ✔ Vérifier la compatibilité avec vos outils existants (ERP, CRM, comptabilité)
3️⃣ Automatisation et Configuration des Workflows
✔ Mise en place de workflows documentaires intelligents ✔ Configuration des règles d’indexation et d’archivage sécurisé
4️⃣ Formation et Adoption par les Équipes
✔ Sensibiliser et former les collaborateurs à l’utilisation de la GED ✔ Assurer un accompagnement au changement pour maximiser l’adoption
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